El Área Financiero Contable es la responsable de las actividades financieras institucionales aplicando la normativa y políticas establecidas en los procesos de presupuesto, tesorería y contabilidad, desarrollados de manera integral a través de sistemas computarizados con el fin de obtener de manera ágil y oportuna la información relevante, útil y confiable para la toma de decisiones
El objetivo de esta Área es brindar los servicios e información financiera pertinente a todas las dependencias para el logro de los objetivos institucionales.
Las principales funciones del Área Financiero Contable son:
- Coordinar la ejecución de las actividades de orden presupuestario, para garantizar la correcta aplicación de la normativa y políticas establecidas.
- Asesorar a las autoridades superiores sobre aspectos contables, financieros y de tesorería de acuerdo con las consultas que se realicen en estos campos.
- Conservar un adecuado y oportuno registro y control de los activos, pasivos, ingresos y egresos que surjan de las diversas transacciones y gestiones.
- Realizar el registro de la ejecución presupuestaria, de conformidad con las disposiciones legales y administrativas.
- Garantizar la preparación de los estados financieros que sean requeridos.
- Efectuar conciliaciones bancarias y elaborar arqueos cuando corresponda, según las cuentas corrientes, en estricto apego a las normativas que regulan el uso de los recursos financieros públicos.
- Definir y proponer al Ministerio de Hacienda la priorización de los pagos que se solicitan a la Tesorería Nacional, revisar y verificar el monto y nuevo estado contra el saldo del último estado registrado.
- Asegurar que los recursos financieros sean depositados en las cuentas bancarias correspondientes, seguido del registro y control de las cuentas.
- Dar a conocer a las autoridades por medio de informes, el estado actual de los recursos financieros.
- Garantizar la adecuada administración y custodia de los fondos destinados a caja chica.
El Área Financiero Contable está compuesta por dos procesos: Presupuesto y Tesorería. Al primero le corresponde garantizar el correcto ejercicio del proceso presupuestario de manera que la formulación, ejecución y evaluación respondan al Plan Nacional de Desarrollo y al Plan Operativo Institucional, atendiendo las disposiciones legales y la normativa establecidas por los órganos competentes. El proceso de tesorería, está a cargo de la Unidad de ese nombre y se describe a continuación.
Unidad de Tesorería. Una amplia normativa1 rige el funcionamiento de la Tesorería. Esta Unidad es la responsable de la custodia de los valores, asegurándose que los recursos financieros que ingresen sean depositados en las cuentas correspondientes, proyección de flujos de efectivo y requerimiento de fondos de caja única, ejecutar el pago a proveedores, funcionarios, cargas sociales, impuestos y servicios públicos en fechas establecidas y de acuerdo a la normativa aplicable.
Uno de los subprocesos de esta Unidad es el de Contabilidad, que realiza un adecuado y oportuno registro de las diversas transacciones y gestiones que realiza la institución, además de la preparación de los Estados Financieros según la normativa vigente, conciliaciones bancarias mensuales, arqueos y cierres mensuales y anuales de acuerdo a los plazos establecidos.
Funciones de la Tesorería
- Recepción de documentos para trámite de pago
- Revisión de documentos para trámite de pago
- Clasificación de documentación: elaborar cheque o transferencia
- Control de vencimientos de pagos (fechas)
- Confección de cheques y de transferencias a proveedores para cumplir con las obligaciones adquiridas por la institución
- Confirmación de cheques en el Sistema Internet Banking Empresarial
- Entrega de cheques a beneficiarios
- Manejo, control y custodia de los cheques y documentación soporte
- Custodia de cheques en cartera
- Recibo de dinero en efectivo (viáticos, multas, garantías y otros)
- Depósitos diarios de los dineros recibidos en caja
- Recepción de garantías de proveedores
- Control de vencimientos de garantías de proveedores
- Administración y control del fondo fijo de caja chica y cajas auxiliares
- Custodia de fórmulas en blanco de cheques, certificados de garantías, certificados de depósito a plazo y otros valores en caja de seguridad
- Elaboración y presentación mensual de formularios de retenciones del Impuesto sobre la Renta.
- Elaborar recibo de pago en TRIBUNET para cancelar retenciones del Impuesto sobre la Renta
- Elaboración de transferencias por concepto de salarios y viáticos a funcionarios y funcionarias.
- Revisión de cheques y transferencias para pago a proveedores, salarios y viáticos entre otros.
- Control periódico de cuentas corrientes y saldos bancarios
- Elaboración del flujo de caja para la Tesorería Nacional
- Solicitud de retiros de fondos a Caja Única del Estado
- Elaboración de conciliaciones bancarias mensuales
- Informes de ingresos institucionales
- Elaboración y presentación anual de formularios de retenciones anuales del Impuesto sobre la renta.
- Funciones de supervisión constante del personal a cargo de los procesos de Tesorería.
- Funciones de control y organización de las labores que se realizan en la Tesorería
Entre la normativa jurídica que fundamenta la creación de la Unidad de Tesorería en el Área Financiera Contable en el INAMU está la Ley 7801 Creación del Instituto Nacional de las Mujeres, lLey Nº 7769 Atención a Mujeres en Condiciones de Pobreza, Ley General de la Administración Pública,Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, Ley General de Control Interno Nº 8292 y Manual de normas generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización, Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única emitido por la Tesorería Nacional, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas emitido por el Ministerio de Hacienda, Reglamento para el Funcionamiento de los Fondos Fijos de Caja Chica del INAMU, Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios públicos, Reglamento para el Pago de Gastos de Representación en el Gobierno de la República y sus Órganos Adscritos, emitidos por la Contraloría General de la República, Reglamento de Alimentación del INAMU, Manual de Procedimientos de Contratación Administrativa (La Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2008), Manual de Normas y Procedimientos del Reglamento de Capacitación y Becas para el Desarrollo del Recurso Humano INAMU, Directriz para el Pago de Transporte y Viáticos a Personas Ajenas para la Participación en Actividades de Interés Institucional, y la Estructura Organizativa aprobada por MIDEPLAN el 26 de setiembre de 2000 y la reestructuración parcial registrada por Oficio DM-074-09 del 4 febrero 2009.
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